INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
REPÚBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL
“SIMÓN
RODRIGUEZ” EXTENSIÓN DEL SUR
ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIERO
CURSO: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
IRLINBLOGEDUCATIVO
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“SIMÓN RODRIGUEZ” EXTENSIÓN DEL SUR
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y FINANCIERO
CURSO: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
El rincón del administrador es un sitio dedicado a los estudiantes de secundaria o universitarios, donde van a encontrar gran variedad de información o documentos, que serán de gran utilidad para sus trabajos o apuntes.
Como se verá en este tema, la administración busca la integración y el mejor aprovechamiento de los recursos para el logro de los objetivos organizacionales. La administración, en su categoría de universalidad, puede ser aplicada en cualquier organismo social, ya sea público o privado de una manera exitosa. Ese éxito, llamado también resultado efectivo y eficiente, es sin duda alguna el objetivo principal de esta disciplina. Es por ello que se convierte en una práctica imprescindible donde no sólo se busca el beneficio de un ente productivo, sino la armonía del mismo con su medio ambiente externo. Asimismo, no debemos olvidar la importancia de los conceptos básicos para comprender qué es la administración y cuál es su importancia, por lo que en este tema se busca introducir al estudio de la administración, revisando su concepto, características y proceso, de una manera sencilla y de acuerdo a lo expuesto por diferentes autores, con el fin de que adquieras conocimientos básicos de la materia.
La administración pública es la rama de la administración que se encarga de la gestión de los recursos del Estado y de todas aquellas organizaciones de personería jurídica que constituyen el patrimonio estatal. Así, sirve de contacto entre la ciudadanía, el poder político y la burocracia estatal, siendo regulada por las instancias legislativas o ejecutivas del poder público.
Dentro de la administración pública se engloba a todos los trabajadores de las empresas del Estado, independientemente de su posición o su cargo, así como los miembros docentes del cuerpo público de educación, la policía, las fuerzas armadas, la salud pública, el servicio postal y de parques nacionales, entre otros.
Las empresas
privadas constituyen el sector privado de la economía. Un sistema económico
que:
1)
contiene un gran sector privado donde las empresas de gestión privada, son la
columna vertebral de la economía
2)
el superávit comercial es controlada por los propietarios, que se conoce como
el capitalismo.
Esto
contrasta con el socialismo, donde la industria es de propiedad del Estado o
por toda la comunidad en común. El acto de toma de activos en el sector privado
se conoce como privatización. El objetivo de la empresa privada se diferencia
de otras instituciones, la principal diferencia es la empresa privada existe
solamente para generar ganancias para los propietarios o accionistas. Para
entrar a esa empresa hace falta ser socio o trabajador. Sus dueños pueden ser
personas jurídicas y también personas físicas. Lo opuesto es una empresa de
capital abierto.
DINÁMICA ADMINISTRATIVA
En la actualidad podemos notar
que todas las dependencias, utilizan un proceso administrativo para manejar sus
operaciones ya que este proceso compuesto por la planeación, organización,
dirección y control son los procesos sistematizados necesarios para lograr una
toma de decisiones.
De este modo, la administración persigue cuatro
objetivos puntuales:
PLANIFICACIÓN
Planificar implica que los administradores
piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún
método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los
objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para
alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para
coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que
hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).
La planificación define una dirección, se
reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los
criterios utilizados para controlar.
Da dirección a los gerentes y a toda la
organización. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que
deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades,
cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificación, los departamentos
podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la
organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.
ORGANIZACIÓN
Organizar es el proceso para ordenar y
distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una
organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
Es la estructuración de las relaciones que
deben de existir entre las funciones y actividades de los elementos materiales
y humanos de un organismo social.
Responde
a las preguntas de:
¿Quién va a realizar la tarea? - Implica diseñar el
organigrama de la organización, definiendo responsabilidades y obligaciones
¿Cómo se va a realizar la tarea?
¿Cuándo se va a realizar la tarea?
Los gerentes deben adaptar la estructura de
la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.
La organización produce la estructura de las
relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para
realizar los planes futuros.
a)
Se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades".
b)
Se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por
estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
c)
La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el
sentido de qué puesto y no cuál persona.
La organización del trabajo se la puede hacer en términos sencillos respondiendo a estas preguntas:
¿Quién decide qué?
¿Quién depende de quién?
¿Quién debe trasladar qué?
DIRECCIÓN
Es el elemento de la administración en el
que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad
del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los
resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener
éstos resultados:
a)
En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer
"ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que
habrán de ser productivas.
b)
En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente
en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El
jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante
su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir. Dirigir
implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La dirección llega al fondo
de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con
ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a
los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación
y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a
sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
CONTROL
Se
puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa.
Todos
los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades
estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad
si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades
se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un
sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera
que conduzcan a la consecución de las metas de la organización.
El
criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien
facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar
las metas de su organización, mejor será el sistema de control.
El
gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta
de tres elementos primordiales:
1. Establecer las
normas de desempeño.
2. Medir los
resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
3. Tomar medidas
correctivas cuando no se cumpla con las normas.
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no. Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.
TEORIAS DE FREDERICK TAYLOR Y HENRY FAYOL
TEORÍA DE TAYLOR
La teoría de la administración científica, surgió a fines del siglo XIX con el objeto de hacer que la administración fuera una disciplina basada tanto en la experiencia como en los principios. Por lo que se desarrolló un método racional para resolver los problemas presentes dentro de una empresa, centrándose en el diseño del trabajo, en el desempeño del trabajador y el método científico.
Este le daba importancia solo al aspecto económico centrándose en la productividad y la competitividad, motivaba al desarrollo del trabajador pero solo en materia económica, ya que considera que el mismo solo trabaja por dinero, dejando a un lado otras necesidades del trabajador, ya que no tomaba en cuenta la satisfacción laboral.
La teoría científica de la administración, tuvo como principal exponente a Frederick Taylor, quien especificaba que el aumento de la productividad se lograba con una mayor eficiencia en la producción y la aplicación del método científico.
De acuerdo a sus postulados, la productividad depende de la eficacia y la eficiencia del desempeño individual y organizacional. La eficacia consiste en lograr los objetivos y la eficiencia en obtenerlos con la menor cantidad de recursos.
TEORÍA DE HENRY FAYOL
La teoría de la administración científica, surgió a fines del siglo XIX con el objeto de hacer que la administración fuera una disciplina basada tanto en la experiencia como en los principios. Por lo que se desarrolló un método racional para resolver los problemas presentes dentro de una empresa, centrándose en el diseño del trabajo, en el desempeño del trabajador y el método científico.
Este le daba importancia solo al aspecto económico centrándose en la productividad y la competitividad, motivaba al desarrollo del trabajador pero solo en materia económica, ya que considera que el mismo solo trabaja por dinero, dejando a un lado otras necesidades del trabajador, ya que no tomaba en cuenta la satisfacción laboral.
La teoría científica de la administración, tuvo como principal exponente a Frederick Taylor, quien especificaba que el aumento de la productividad se lograba con una mayor eficiencia en la producción y la aplicación del método científico.
De acuerdo a sus postulados, la productividad depende de la eficacia y la eficiencia del desempeño individual y organizacional. La eficacia consiste en lograr los objetivos y la eficiencia en obtenerlos con la menor cantidad de recursos.
TEORÍA DE HENRY FAYOL
La teoría clásica de la administración, también denominada “tradicional” se enfoca en identificar las funciones administrativas y en establecer los principios administrativos.
Especifica
que las funciones y principios son universales, al mismo tiempo que
establece que los principios de la administración son intangibles y
afectan la conducta administrativa.
Esta teoría
busca el aumento de la eficiencia de la organización a través de su
estructura, de la forma y disposición de los órganos que la conforman y
de sus interrelaciones estructurales.
El principal
representante de la teoría clásica de la administración fue Henry Fayol,
quien estableció las funciones que se debería llevar a cabo dentro de
cualquier organización, las cuales son:
1-Funciones técnicas.
2-Funciones financieras.
3- Funciones de seguridad.
4-Funciones administrativas.
5-Función Comercial.
6-Función de Gerencia.
Asimismo Henry Fayol estableció los siguientes principios de la administración:
1-División del trabajo.
2-Autoridad.
3-Disciplina.
4-Unidad de mando.
5-Unidad de dirección.
6-Subordinación del interés particular al interés general.
7-Remuneración del personal.
8-Centralización.
9-Jerarquía.
10-Estabilidad del personal.
11- Iniciativa
12-Unión del personal
13- Orden.
14-Equidad.
LA EMPRESA COMO SISTEMA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
EMPRESA COMO
SISTEMA
La empresa es un sistema que puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados diseñado para alcanzar un objetivo específico. Sus partes son entrada, proceso, salida y control.
Las cuatro partes esenciales del sistema empresarial son: la entrada -personal, materias, máquinas, dinero, información-, el proceso -producción, marketing, finanzas, contabilidad, recursos humanos-, la salida -productos, beneficios- y el control -metas, planes-.
La figura siguiente muestra un sistema empresarial simplificado con estas cuatro partes, sus interrelaciones y el medio ambiente donde funciona.
PROCESO ADMINISTRATIVO
El
proceso administrativo de una empresa y todas las demás actividades de gestión
ordinaria exigen una gran cantidad de tiempo de trabajo. En el caso de las
firmas, esto hace que socios y abogados tengan que dedicar una parte importante
de su jornada laboral a tareas que, aunque necesarias, no son productivas a
nivel de rentabilidad. En
este contexto, es fundamental agilizar todas las etapas del proceso
administrativo de una empresa para poder realizarlas en el menor tiempo
posible, y esto se puede lograr solo a través de la tecnología, especialmente
con herramientas legaltech. Sin
embargo, antes de entrar a profundidad en el tema, veamos primero qué es el
proceso administrativo de una empresa y cuáles son sus características.
El proceso administrativo de una empresa se define como la gestión de todos los
recursos internos (talento humano, medios tecnológicos, capital financiero,
etc.) de la forma más eficiente y eficaz posible para alcanzar los objetivos
del negocio. Para
las firmas de abogados, esto se traduce en actividades no jurídicas que
requieren de una gran cantidad de tiempo. Como, por ejemplo, uno de los tipos
de procesos administrativos son los de facturación y cobranza, los cuales
necesitan de un mayor esfuerzo cuando se gestionan numerosos proyectos y
clientes.
Otro
ejemplo de proceso administrativo en los estudios es la gestión del tiempo, la
cual implica llevar un registro de las horas laboradas, así como de las
actividades cobrables y no cobrables realizadas por los abogados. De esta
forma, se puede valorar de manera objetiva el servicio que la firma ofrece a
sus clientes. En
ese mismo orden de ideas, también se encuentra la medición de la productividad
y del rendimiento de la firma. Este es un proceso administrativo que se apoya
en el registro de horas y de la facturación, lo cual permite identificar cuáles
son los abogados, clientes y proyectos más rentables para el negocio.
Características
del proceso administrativo de una empresa
Proceso
administrativo de una empresa ejemplos
En
el sector legal, las principales características del proceso administrativo de
una empresa jurídica son las siguientes:
Requiere de mucho tiempo por parte de los
abogados. Al no estar especializados en materia administrativa, a los letrados
les toma una cantidad considerable de horas. En este caso, aquellas
herramientas que automatizan el proceso administrativo suelen ser un apoyo
importante.
Es dinámico. El proceso administrativo no
es monótono ni homogéneo, cambia de acuerdo a los objetivos y las necesidades
de la empresa. Por lo tanto, evaluarlo y analizarlo para optimizarlo debe ser
un ejercicio frecuente dentro de las labores de la firma.
Es una actividad no cobrable para los
abogados. Las horas que se dedican a este tipo de procesos son horas que se
consideran improductivas, pues no generan ningún tipo de ganancia económica.
Por lo tanto, reducir el tiempo y esfuerzo empleado en estas tareas a través de
un sistema de control administrativo es una forma de mejorar la productividad
laboral.
La intervención humana no siempre es
necesaria. Gracias a los avances en legaltech los abogados tienen a disposición
herramientas prácticas y especializadas que se encargan de automatizar y/o
agilizar ciertas tareas repetitivas de las etapas del proceso administrativo de
la empresa.
LA EMPRESA
La empresa es una organización, de duración más o menos larga, cuyo objetivo es la consecución de un beneficio a través de la satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la contraprestación de un precio.
Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.
Desde un punto de vista jurídico, el concepto de empresa no está claramente establecido, debiéndose llegar al mismo, de forma indirecta, a través de la noción de empresario. ELEMENTOS DE LA EMPRESA
La empresa, para cumplir sus objetivos y desarrollar el conjunto de sus actividades, ha de disponer de unos medios o factores, que podemos reunir en dos grandes
grupos:
• personas o factores activos
• bienes económicos o factores pasivos.
Los segundos, son denominados restrictivos, por ser factores en sí mismo limitados. Los primeros, forman la dinámica de la empresa, actuarán sobre los factores pasivos para intentar alargar sus límites y mejorar sus resultados.
La empresa precisa de una organización, impuesta por quien posee la facultad de dirigir: el empresario.
Genéricamente, la clasificación de los elementos constituyentes de la estructura de
la empresa sería la siguiente:
• El grupo humano o las personas.
Dentro del grupo humano podemos señalar la existencia de grupos diferenciados por sus intereses y relaciones con los grupos restantes, estos son:
-Los propietarios del capital o socios.
-Los administradores o directivos.
-Los trabajadores o empleados.
Entre los dos primeros grupos, y básicamente en el segundo, surge la figura
del empresario tal y como hoy se le concibe.
• Los bienes económicos.
Los bienes económicos se suelen clasificar en inversiones o duraderos y en corrientes o no duraderos, según su vinculación al ciclo productivo de la explotación, ya que si los mismos no se consumen o transforman en el mismo estaremos ante el primer caso.
• La organización.
La organización aparece como el conjunto de relaciones de autoridad, de
coordinación y de comunicación que forman la actividad del grupo humano
entre sí y con el exterior. Esta estructura organizativa es definida por el
empresario.
EL EMPRESARIO
El empresario es la persona física o jurídica que, de forma habitual y no ocasional, ejercita en nombre propio una actividad productiva dirigida al mercado, es decir, aquél que realiza una actividad empresarial.
Especifica que las funciones y principios son universales, al mismo tiempo que establece que los principios de la administración son intangibles y afectan la conducta administrativa.
Esta teoría busca el aumento de la eficiencia de la organización a través de su estructura, de la forma y disposición de los órganos que la conforman y de sus interrelaciones estructurales.
El principal representante de la teoría clásica de la administración fue Henry Fayol, quien estableció las funciones que se debería llevar a cabo dentro de cualquier organización, las cuales son:
1-Funciones técnicas.
2-Funciones financieras.
3- Funciones de seguridad.
4-Funciones administrativas.
5-Función Comercial.
6-Función de Gerencia.
Asimismo Henry Fayol estableció los siguientes principios de la administración:
1-División del trabajo.
2-Autoridad.
3-Disciplina.
4-Unidad de mando.
5-Unidad de dirección.
6-Subordinación del interés particular al interés general.
7-Remuneración del personal.
8-Centralización.
9-Jerarquía.
10-Estabilidad del personal.
11- Iniciativa
12-Unión del personal
13- Orden.
LA EMPRESA COMO SISTEMA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
EMPRESA COMO SISTEMA
La empresa es un sistema que puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados diseñado para alcanzar un objetivo específico. Sus partes son entrada, proceso, salida y control.
Las cuatro partes esenciales del sistema empresarial son: la entrada -personal, materias, máquinas, dinero, información-, el proceso -producción, marketing, finanzas, contabilidad, recursos humanos-, la salida -productos, beneficios- y el control -metas, planes-.
La figura siguiente muestra un sistema empresarial simplificado con estas cuatro partes, sus interrelaciones y el medio ambiente donde funciona.
PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo de una empresa y todas las demás actividades de gestión ordinaria exigen una gran cantidad de tiempo de trabajo. En el caso de las firmas, esto hace que socios y abogados tengan que dedicar una parte importante de su jornada laboral a tareas que, aunque necesarias, no son productivas a nivel de rentabilidad. En este contexto, es fundamental agilizar todas las etapas del proceso administrativo de una empresa para poder realizarlas en el menor tiempo posible, y esto se puede lograr solo a través de la tecnología, especialmente con herramientas legaltech. Sin embargo, antes de entrar a profundidad en el tema, veamos primero qué es el proceso administrativo de una empresa y cuáles son sus características.
El proceso administrativo de una empresa se define como la gestión de todos los recursos internos (talento humano, medios tecnológicos, capital financiero, etc.) de la forma más eficiente y eficaz posible para alcanzar los objetivos del negocio. Para las firmas de abogados, esto se traduce en actividades no jurídicas que requieren de una gran cantidad de tiempo. Como, por ejemplo, uno de los tipos de procesos administrativos son los de facturación y cobranza, los cuales necesitan de un mayor esfuerzo cuando se gestionan numerosos proyectos y clientes.
Otro ejemplo de proceso administrativo en los estudios es la gestión del tiempo, la cual implica llevar un registro de las horas laboradas, así como de las actividades cobrables y no cobrables realizadas por los abogados. De esta forma, se puede valorar de manera objetiva el servicio que la firma ofrece a sus clientes. En ese mismo orden de ideas, también se encuentra la medición de la productividad y del rendimiento de la firma. Este es un proceso administrativo que se apoya en el registro de horas y de la facturación, lo cual permite identificar cuáles son los abogados, clientes y proyectos más rentables para el negocio.
Características
del proceso administrativo de una empresa
Proceso
administrativo de una empresa ejemplos
En el sector legal, las principales características del proceso administrativo de una empresa jurídica son las siguientes:
Requiere de mucho tiempo por parte de los abogados. Al no estar especializados en materia administrativa, a los letrados les toma una cantidad considerable de horas. En este caso, aquellas herramientas que automatizan el proceso administrativo suelen ser un apoyo importante.
Es dinámico. El proceso administrativo no es monótono ni homogéneo, cambia de acuerdo a los objetivos y las necesidades de la empresa. Por lo tanto, evaluarlo y analizarlo para optimizarlo debe ser un ejercicio frecuente dentro de las labores de la firma.
Es una actividad no cobrable para los abogados. Las horas que se dedican a este tipo de procesos son horas que se consideran improductivas, pues no generan ningún tipo de ganancia económica. Por lo tanto, reducir el tiempo y esfuerzo empleado en estas tareas a través de un sistema de control administrativo es una forma de mejorar la productividad laboral.
La intervención humana no siempre es necesaria. Gracias a los avances en legaltech los abogados tienen a disposición herramientas prácticas y especializadas que se encargan de automatizar y/o agilizar ciertas tareas repetitivas de las etapas del proceso administrativo de la empresa.
LA EMPRESA
La empresa es una organización, de duración más o menos larga, cuyo objetivo es la consecución de un beneficio a través de la satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la contraprestación de un precio.
Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.
ELEMENTOS DE LA EMPRESA
La empresa, para cumplir sus objetivos y desarrollar el conjunto de sus actividades, ha de disponer de unos medios o factores, que podemos reunir en dos grandesgrupos:
• personas o factores activos
• bienes económicos o factores pasivos.
Los segundos, son denominados restrictivos, por ser factores en sí mismo limitados. Los primeros, forman la dinámica de la empresa, actuarán sobre los factores pasivos para intentar alargar sus límites y mejorar sus resultados.
La empresa precisa de una organización, impuesta por quien posee la facultad de dirigir: el empresario.
Genéricamente, la clasificación de los elementos constituyentes de la estructura de
la empresa sería la siguiente:
• El grupo humano o las personas.
-Los propietarios del capital o socios.
-Los administradores o directivos.
-Los trabajadores o empleados.
Entre los dos primeros grupos, y básicamente en el segundo, surge la figura
del empresario tal y como hoy se le concibe.
• Los bienes económicos.
Los bienes económicos se suelen clasificar en inversiones o duraderos y en corrientes o no duraderos, según su vinculación al ciclo productivo de la explotación, ya que si los mismos no se consumen o transforman en el mismo estaremos ante el primer caso.
• La organización.
La organización aparece como el conjunto de relaciones de autoridad, de
coordinación y de comunicación que forman la actividad del grupo humano
entre sí y con el exterior. Esta estructura organizativa es definida por el
empresario.
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